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保稅區(金港鎮)長江村
檔案管理制度
 
為了加強我村檔案的科學管理,全面提高檔案工作質量,有效地為教育事業的各項工作服務,為國家積累檔案史料,根據《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機公文處理辦法》和蘇州市檔案管理辦法的有關規定,結合我村的實際情況,特制定本制度。
 
檔案工作管理體制
1、檔案工作實行統一領導,分級管理的原則。本村在各項活動中形成的具有查考和利用價值的全部檔案均由本村綜合檔案室集中統一管理。
2、加強對檔案工作的領導,明確分管領導,并列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。
3、建立建全檔案管理網絡,本村綜合檔案室內設檔案室主任、專職檔案員、各科室設兼職檔案員。業務上受檔案室指導并配合工作。
4、本村綜合檔案室同時接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業務指導、監督檢查。
 
 
檔案工作基本任務
1、集中統一管理本村在工作活動中形成的、除人事檔案外的各門類和載體的全部檔案,積極提供利用,為本村各項工作服務。
2、對所形成的各種文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作指導、檢查和督促。
3、制訂檔案工作計劃和管理規定。
4、按規定向檔案館移交應進館的檔案。(暫沒進館任務)
5、辦理領導交辦的其他有關的檔案業務工作。
 
檔案收集制度
應當歸檔的文件材料,必須由各部門兼職檔案員收集齊全,分類整理,編制移交清單,按規定時間移交我村綜合檔案室集中統一管理,任何個人或部門都不得據為己有或拒絕移交。
1、日常工作中形成的應歸檔的文件材料,各部門一律在次年的第一季度內整理完畢,向檔案室移交。文書檔案應在第二年的六月底以前完成歸檔工作。
2、基建工程、設備儀器在項目完成后或告一段落時,經辦部門應將歸檔材料組成保管單位,經負責人審定后向檔案室移交。
3、一次專題辦議、一次活動結束后,應及時將歸檔文件材料向檔案室移交。
4、因公外出參觀、學習、考察和參加各種辦議,獲得的文件材料在一個月內向檔案室移交。
5、會計文件材料,一般在次年的第一季度由財務人員完成整理立卷,在財務部門保存一年后和向檔案室移交。
6、聲像材料要用文字標出攝像、錄音、攝影的對象、時間、地點、內容和作者,應及時向檔案室移交。
 
檔案整理制度
檔案室在接收到各部門檔案材料后,要按照本村《檔案分類方案》的有關要求,分類整理,并編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。
1、文書檔案以件為單位進行整理歸檔,應當按照《歸檔文件整理規則》的有關要求整理編目。
2、業務檔案實行以卷為單位進行整理歸檔,應當按照《機關檔案工作業務建設規范》的有關要求整理編目。
3、會計檔案按照《會計檔案管理規范》的有關要求整理編目。
4、基建、設備、科研檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的有關要求整理編目
5、照片檔案按照,《照片檔案管理規范》的有關要求整理編目。
6、計算機光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應按《電子文件歸檔管理規范》的有關要求整理編目。
7、實物包括各種榮譽獎品、宣傳紀念品等不同載體和不同物質形態的實物原件,應當按件編寫說明和編制目錄。
 
檔案保管制度
1、庫房是本村檔案集中存放的機要重地,必須加強管理,非檔案人員一律不得隨意進入庫房。
2、檔案員每季度要對庫房檔案管狀況進行一次全面檢查,發現問題要及時向分管主任匯報,并采取有效措施保證檔案的安全。
3、庫房內應排列有序,按照保管期限或類別,項目以及項目內保管單位順序,依次從左到右,從上到下排列,便于管理和查找。
4、檔案庫房必須采取防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠、防有害氣體等措施,確保檔案的完整,安全。
5、做好庫房內溫、濕度記錄,采取有效措施控制庫房溫濕度。
6、嚴格控制和保管庫房、箱柜的鑰匙,不得隨意轉借他人。
7、庫房內嚴禁煙火,不得存放有腐蝕性、易燃易爆等其他一切與檔案無關的物品,定期打掃衛生、保持庫房的整齊、清潔。
8、經常地對庫房各項安全措施進行檢查,并做好記錄,發現隱患及時采取措施。
9、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。對破損或載體變質的檔案,要及時修補和復制,庫藏檔案因移交或銷毀時,應注冊登記,保存依據。
 
檔案利用、借閱制度
1、檔案人員應熟悉室藏檔案情況和主動了解本村各項工作對檔案的需要,積極主動地做好提供利用工作。
2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》,并根據利用工作的需要編制專題文件目錄等檢索工具。
3、建立計算機文件級目錄數據庫,實現計算機管理的檢索檔案,做到調卷迅速、準確。
4、檔案室應利用檔案資源,開展檔案的編研工作,編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、發文匯集、專題文件匯集等匯編資料。
5、本村、集團工作人員或下屬子公司因工作需要查閱檔案時,一般應在檔案室內閱看,不得外借,如特殊情況需外借時,須經分管領導批準,辦理登記批準手續,約定歸還日期借閱者不得將案卷轉借他人。查閱檔案時,不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁、拆卷,如有發現,依法追究責任,并予以嚴肅處理。
6、外單位到檔案室借閱檔案,應按規定辦理借閱手續,在檔案閱覽室或指定地點閱檔,不得外借。
7、秘密級檔案須經領導批準后方可查閱,閱者對所借檔案負有保密和安全責任,并須在檔案室閱辦,閱后及時歸還,不得擅自轉借、損壞、拍照或復印。
8、凡經批準查閱的檔案,如需摘抄、復制(印),須經檔案專管人員審核,確認無誤后加蓋證明章才能生效。
9、做好檔案利用反饋工作。檔案利用完畢后,填寫檔案利用效果,及時、真實地反饋檔案利用情況。
 
檔案統計制度
1、檔案部門必須對本村檔案和檔案工作的發展情況進行調查研究、統計分析。
2、檔案統計工作主要包括:檔案室人員、經費、設備、面積情況;室藏檔案資料的種類和數量情況;檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況,以表冊等形式提示它們的過程、現狀和變化。
3、檔案統計要正確、及時、科學。如實反映本辦檔案形成、管理、利用等方面情況,按時上報各種統計報表,不得虛報和偽造。
4、要建立檔案和檔案工作統計臺帳,經常核實內容、數量,做到帳物相符。
5統計報表應注明填報單位、時間、填表人、審核人。填寫時一律用阿拉伯數字書寫,字跡工整清晰。
 
檔案鑒定制度
1、根據上級檔案部門關于檔案管理有關規定,結合本村對檔案利用的實際需求,正確鑒別和判定檔案的價值。
2、為了保證鑒定工作有組織、有監督地進行,必須建立檔案鑒定工作小組,由村分管檔案的領導、檔案人員和有關業務部門的代表組成。定期對檔案進行鑒定,剔除不再有保存價值的檔案,做好銷毀工作。
3、鑒定應采取直接鑒定法。鑒定人員應本著辨證唯物主義和歷史唯物主義的觀點采用逐件逐張審查,直接判定其價值。對一時難以判定價值的檔案,應采取保存從寬,銷毀從嚴;孤本從嚴,復本從寬的處理方法。
4、經鑒定需要銷毀的檔案應編制“銷毀清單”,寫出鑒定報告,由鑒定人簽字,經分管領導審批,并報上級主管部門后方可銷毀。
5、檔案銷毀由檔案部門負責,村和保衛部門指派二人以上負責監銷。監銷人要在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點,并由監銷人簽字。
6、檔案銷毀清冊應歸入全宗卷,以留存查。
 
文書處理工作制度
文書處理工作必須做到準確、及時、安全,由文書處理部門統一收發、分辦、傳遞、催辦、平時歸卷。
1、本村來往的文件由指定專人拆封、登記、分發,并及時將登記過的文件統一送交領導簽署、擬辦意見后,按文書處理程序運轉。
2、本村召開的黨組、主任、辦公等重要會議,應指定專人記錄,并妥善保管,年終交文書管理人員歸檔。由個人帶回的(包括參加會議)文件和重要材料,均需交文書人員辦理登記手續。
3、凡本村發文,均需領導簽發,文書人員統一編號登記。未核稿、登記、簽發,不得直接印發。
4、傳遞秘密文件,應采取相應的保密安全措施,防止發生失泄密事故。凡領導指示傳閱的文件應及時傳閱,各部門傳閱后、承辦人在傳閱欄內簽名,然后直接退回文書人員,不得橫傳。文件應在單位內傳閱,不得帶回家中或公共場所閱讀。秘密以上文件,做到當天傳閱完畢,直接退回文書人員,放入專門保管柜內。
5、本村、集團發文,由黨政辦、集團辦擬稿后,負責人統一核稿,由領導統一審閱簽發。文書人員統一登記、編號,打印后蓋章分發。文書人員要保存好二份打印件及定稿。
6、文稿要用擬稿紙,文件內容力求簡潔、文理通順、字跡清晰,文字一律用藍黑墨水書寫,文件打印后必須校對,杜絕差錯。
7、領導批辦文件應認真負責,文件主批人要簽署自己的意見、姓名和批辦時間。需要辦理的文件,應根據其內容、性質、領導批示的意見及時轉有關部門辦理,同時也應進行檢查催辦,防止漏辦和延誤。
8、因工作需要,有關人員借閱文件,必須辦理借閱手續,借閱的文件原則上在檔案室閱讀,當天歸還,確有特殊情況者,可進行續借。
9、文件辦理完畢后,應根據本村《檔案分類方案表》,及時將文件歸入所屬類目卷夾,便于年終整理、編目、歸檔。
10、年終,各部門應主動將本年度在工作中形成的文件材料經過初步整理,及時向檔案室移交。
電子文件的管理歸檔制度
1、歸檔范圍:
凡是反映和記錄本村活動,具有查考利用價值的電子文件,及其相關的支持軟件的數據。參照國家、省、市現行紙質及其他載體文件的歸檔范圍執行,并應包括相應的背景信息和數據。
2、歸檔時間:
電子文件施行年度歸檔制度,每年度的電子文件整理合格后,于次年的六月底前將電子文件、相關軟件及《歸檔電子文件登記表》向村檔案室移交一套,形成部門保存一套備用。
3、歸檔方式:
電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。歸檔分兩步進行,對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔,然后定期完成物理歸檔。在開展電子文件歸檔的初期以物理歸檔為主。
4、電子文件的歸檔整理:
①歸檔電子文件按《江蘇省歸檔文件整理規則實施辦法》的要求,以件為單位進行整理。
②歸檔電子文件應與內容相同的紙質或載體的文件之間建立準確、可靠的標識關系,一般以檔號為標識符。
③同一全宗內的歸檔電子文件按年度—保管期限的方法進行分類,按不同保管期限分別級盤,拷貝到耐久性好的脫機載體上保存,一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。
④歸檔電子文件目標應同時有機讀目錄和紙質目標,并同時拷貝到耐久性好的脫機載體上保存。
 ⑤存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽。
5、電子文件的保管:
電子文件的保管除應具備紙質檔案一般要求外,環境溫度應控制在17—27度之間,相對溫濕度應在35%—45%范圍內,并注意遠離強磁場及有害氣體。
 6、電子文件的利用:
 電子文件封存載體不得外借。利用時使用拷貝件。利用時遵守保管規定。利用者對電子文件的使用應在權限范圍之內。
    7、電子文件的銷毀:
 參照國家關于檔案鑒定銷毀的執行,并確保載體與信息徹底銷毀。
 
 
                  
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